Dein Aufgabengebiet

• Unterstützung des Vice-President im Hinblick auf die Organisation und Verwaltung des Terminkalenders und der Organisation von Reisen und Abrechnungen.
• Unterstützung des Teams bei der Reisebuchung-/Vorbereitung und -Abrechnung.
• Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen, Einholen von Unterschriften, Führen und Organisieren der Büroablage, Verwalten und Bestellen von Büromaterial und Betreuung von Besuchern.
• Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme sowie Klassifizierung der Dokumente.
• Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team, u.a. Schreiben von Korrespondenz ggf. auch auf Englisch.
• Abwicklung der sekretariatstypischen Kommunikation wie z.B. Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen.
• Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, wie z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops.
• Inhaltliche Mitarbeit bei diversen, fachspezifischen Themen wie z.B. Aufbereitung von Statistiken, Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget) sowie Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Informationen einzuholen sind.
• Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen.